20. Juli 2012, Europa
Geschäftsreisen ins Ausland - Welche Vorbereitungen sind notwendig?
Geschäftsreisen verlangen ein gewisses Maß an Vorbereitung. Erfahrene Geschäftsmänner können ihre eigene Dienstreise wahrscheinlich bereits im Schlaf planen – steht jedoch eine firmenspezifische Geschäftsreise mehrerer Mitarbeiter oder eines neuen Kollegen bevor, bietet es sich an Geschäftsreisen auf dieser Website planen zu lassen. Darüber hinaus soll im Folgenden ein kleiner Überblick über die wichtigsten Vorbereitungen gegeben werden, damit einem erfolgreichen Geschäftstermin nichts weiter im Weg steht.
Reiseplanung als erster Schritt für eine erfolgreiche Geschäftsreise
Bereits bei der Reiseplanung gilt das Motto: wer alle Eventualitäten durchdenkt, wird gut vorbereitet in einen bevorstehenden Geschäftstermin starten können. Aus diesem Grund kann eine gute Vorbereitung viele Nerven schonen.
Zunächst gilt es sich einen Reiseplan zu erstellen, in dem wichtige Fragen in Bezug auf die Reise geklärt werden:
- Warum trete ich diese Reise an?
- Welches Reiseziel habe ich?
- Wie lange dauert die Reise?
- Wie lauten Abreise- und Ankunftsdatum?
- Wann findet das Meeting statt?
- Wer ist mein Geschäftspartner und treffe ich mich mit ihm eventuell schon vorher?
Neben diesen wichtigen Fragen sollte auch die Reiseroute geplant werden. Wer sich im Voraus über Flüge, Züge oder Busse erkundigt, findet sich während der Reise schneller zurecht und kann dadurch wertvolle Zeit sparen.
Die Wahl des Transportmittels
Ist die Reiseplanung erst einmal durchdacht, sollte das Transportmittel für die Geschäftsreise gewählt werden. Egal ob In- oder Auslandsreise, für Geschäftsreisen eignet sich auf alle Fälle das Flugzeug am besten. Hier kann man sich in aller Ruhe entspannen und die wichtigsten Themen für das Meeting noch einmal durchgehen. Ein weiterer Vorteil ist der Zeitfaktor, da ein Flug wertvolle Zeit einspart. Bus und Bahn sollten gewählt werden, wenn der Zielort der Reise nicht allzu weit entfernt ist.
Das Internet bietet zahlreiche Möglichkeiten die Preise für Flug, Bahn und Bus zu vergleichen und anschließend entsprechende Reisetickets online zu kaufen. Auch hier kann auf diese Weise Zeit gespart werden.
Wichtige Reisedokumente nicht vergessen
Vor allem für Geschäftsreisen ins Ausland sind Reisedokumente äußerst wichtig. Aus diesem Grund sollte man Kopien von allen Dokumenten anfertigen, die für die Reise benötigt werden, um später bei möglichem Verlust der Originalbelege immer einen Nachweis parat zu haben. In der Reisemappe sollten Kopien folgender Dokumente enthalten sein:
- Personalausweis oder Reisepass
- Führerschein
- Auslandskrankenversicherung
- Reisetickets (für Flug, Bahn oder Bus)
- Hotelreservierung
- Unterlagen für das Meeting
Planung des außerdienstlichen Kulturprogramms
Neben der geschäftlichen Reise sollte, falls möglich, das persönliche Reiseprogramm nicht außer Acht gelassen werden. Egal ob Restaurant, Bar, Museum, Kunstgalerie oder Aufführungen – wer sich im Voraus über die gastronomischen und kulturellen Highlights des Zielortes informiert, kann die Zeit nach dem Geschäftstermin entspannt verbringen. Auch Kollegen und Chef werden begeistert sein, wenn bereits einige Empfehlungen ausgesprochen werden können.
Sind diese notwendigen Vorbereitungen für eine Geschäftsreise erst einmal durchdacht, kann einem erfolgreichen Geschäftstermin wirklich keine Eventualität mehr im Weg stehen.